Rechenbares Nutzenpotential 1)

 3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es 100,- EUR eine verlorene Akte wiederherzustellen
Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide 

Kostenschätzung für Ablage und Retrieval (Focus) bezogen auf ein Blatt Papier 
Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert (IDC) 
Dokumenten-Missmanagement kostet 40% bis 60% der Arbeitszeit der Büroangestellten, 20% bis 45% der Gehaltskosten und 12% bis 15% des Unternehmensumsatzes (Quelle:Gartner) 
Der Durchschnittsmanager verbringt vier Wochen pro Jahr mit Warten auf Dokumente - 1 voller Arbeitsmonat.

 Zahlen zur Diskussion 1)

10-30% aller Dokumentenzugriffe sind erfolglos,weil die Dokumente falsch abgelegt,verschwunden oder in Bearbeitung sind.
Kosten: 30 Minuten = 20 EUR pro vermisster Akte, um sie aus anderen Quellen wieder zubeschaffen. Hierbei sind die Kosten in der
Sachbearbeitung für die Unterbrechung des Arbeitsflusses nicht berücksichtigt.
Mit einem Dokumentenmanagement-System können Akten nicht mehr verloren gehen. 

Erfahrungen 1)

42% der Anwender berichten, dass der Nutzen größer war als erwartet Schätzungen von IDC: 

Bis zu 60% der Arbeitszeit eines in der Erzeugung, Verwaltung und Distribution von Dokumenten beschäftigen Mitarbeiters
werden für Dokumenten-Handling verbraucht.
Im Durchschnitt verwendet der Büroarbeiter 50-80% seiner Arbeitszeit für das Suchen nach Information.
Dokumenten-Mismanagement kostet 40-60% der Arbeitszeit der Büroangestellte, 20% bis 45% der Gehaltskosten und 12% bis 15% des
Unternehmensumsatzes – Trotzdem verwalten noch über 60% der Unternehmen ihre Dokumente manuell 

Kosten der Ablage 1)

Klassische Ablage, Retrieval und Weiterleitung beanspruchen einen hohen Teil der Tagesarbeitszeit *):
• Manager: 10-15%                             ca. 10 bis 25 TEUR pro Jahr
• Fachkräfte: 5-15%                            ca. 2,5 bis  9 TEUR pro Jahr
• Sachbearbeiter: 15-25%                    ca. 4,5 bis 10 TEUR pro Jahr
• Unterstützungsdienste: 10-20%          ca.    1 bis  3 TEUR pro Jahr
*) Quellen: Basierend auf Studien von Booz, Allen&Hamilton, Diebold, IBM, Siemens u.a.

Statistische Zahlen über Kundenservice 1)

Ca. 95% der Kunden, die ein Problem mit einem  Unternehmen hatten, werden weiter mit diesem Unternehmen arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, dass das Problem schnell gelöst wurde.

Für jeden Kunden, der seine Beschwerde vorbringt, gibt es 26 weitere Kunden, die ihre Beschwerde nicht vorbringen.
Kunden, die gut behandelt werden, erzählen 5 weiteren Menschen von dieser Behandlung. 
Quelle: Technical Assistance Research Programs Inc,.

Qualitativer Nutzen  durch die Digitalisierung der Dokumente 1)

Verbesserter Kundenservice in der Bearbeitung von AnfragenVerbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung, FehlerminimierungVerbesserte Managementkontrolle der Abteilungsproduktivität, Vorgangshistorie etc.Reduzierung der Zeit, die ein Vorgang unbearbeitet auf dem Schreibtisch liegtVerbesserte DokumentensicherheitKatastrophensicherungWettbewerbsvorteile durch kürzere Implementierungszeiten neuer GeschäftsregelnAbbau der InformationsflutVorgangsautomation in den frühen Phasen der Verarbeitungsprozesse reduziert die mit Fehlablagen, Verlustakten, ungesicherten Beständen etc.verbundenen rechtlichen RisikenKostenvermeidung durch Bewältigung von wachsendem Geschäftsvolumen ohne Neueinstellungen, ggf. mit vermindertem Personal Effektivitätsverbesserungen im Vorgangsmanagement und Sachbearbeitung durch verbesserte Abläufe, Bestände und schnelle Weiterleitung. 1) Quelle ELO Digital Office GmbH